구글폼·Make로 주문서 자동화, 직접 만들어보니 (중복발송 막는 법까지)
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주문서 자동화를 만들던 책상 위 풍경 · AI로 생성된 이미지
- 주문이 들어올 때마다 손으로 주문서를 옮겨 적던 작업을, 구글폼·구글 시트·Make 세 가지 무료 도구로 자동화했다.
- 구글폼에서 시작해 Make 시나리오를 만들고, 트리거(Watch Responses)와 액션(Send an Email)을 연결하는 순서를 그대로 따라 하면 똑같이 만들 수 있다.
- 온라인이든 오프라인이든, 주문 정보를 받는 창구만 있으면 같은 구조를 그대로 적용할 수 있다.
"주문 하나 받을 때마다, 확인서 만드는 데만 5분씩 쓰고 있었다."
마트를 운영할 때는 배달 주문을 문자로 받았다. 손님이 보낸 문자를 보고 어떤 상품을 몇 개 담아야 하는지 일일이 옮겨 적었고, 전화로 들어온 주문은 받으면서 바로 메모해야 해서 손이 두 개라도 모자랐다. 그때는 그게 당연한 방식이라고 생각했는데, 지금 이 구조를 알고 나니 그 시절 일이 자꾸 떠올랐다.
찾아보니 구글폼은 주문서뿐 아니라 꽤 넓은 곳에 쓰이고 있었다. 온라인 강의 신청을 받을 때, 강의가 끝난 뒤 후기를 모을 때, 사업자등록증 같은 파일을 첨부받아야 할 때도 같은 도구로 처리할 수 있었다. 결국 "정보를 정해진 칸에 받아야 하는 상황"이라면 업종을 가리지 않고 적용할 수 있다는 뜻이었다.
준비물: 구글폼·구글 시트·Make 가입
필요한 건 세 가지다. 구글 계정 하나만 있으면 구글폼과 구글 시트는 추가 가입이 필요 없다. Make는 별도로 가입해야 하는데, make.com에 접속해서 구글 계정으로 바로 가입할 수 있다. 무료 요금제로 시작하면 한 달에 1,000번의 작동(오퍼레이션)이 주어지는데, 시나리오 하나가 모듈 2개로 구성되면 대략 500번 정도 실행할 수 있는 양이다. 주문이 하루 10건 안팎인 가게라면 무료 범위로 충분히 운영해볼 수 있다.
주문서 폼 만들기, 항목은 이렇게
구글 드라이브에서 새로 만들기 → Google 설문지를 누르면 폼 작성 화면이 열린다. 주문서에 필요한 항목은 받는 사람 정보와 주문 내용, 두 갈래로 나눠서 넣으면 정리하기 쉽다.
| 항목 | 구글폼 질문 유형 | 필수 여부 |
|---|---|---|
| 이름 | 단답형 | 필수 |
| 연락처 | 단답형 | 필수 |
| 이메일 | 이메일 | 필수 (확인서 발송 주소) |
| 배송지/픽업 여부 | 단답형 또는 객관식 | 필수 |
| 주문 항목 | 객관식 또는 체크박스 | 필수 |
| 수량 | 단답형(숫자) | 필수 |
| 요청사항 | 장문형 | 선택 |
자료: 구글폼 기본 질문 유형 기준으로 직접 구성
각 질문을 만들 때 우측 하단의 토글을 켜면 "필수"로 지정된다. 이메일 항목은 질문 유형을 "단답형"이 아니라 "이메일" 형식으로 선택해두면, 형식이 안 맞는 주소가 들어오는 걸 폼 단계에서 걸러준다. 폼 작성을 마치면 상단의 "응답" 탭에서 초록색 시트 아이콘을 눌러 구글 시트와 연결한다. 이때부터 들어오는 모든 응답이 자동으로 시트에 한 줄씩 쌓인다.
Make 시나리오 연결하기, 클릭 순서 그대로
Make에 로그인한 뒤 좌측 메뉴에서 "Scenarios"를 누르고 "Create a new scenario"를 클릭한다. 빈 화면 가운데 + 버튼이 보이는데, 이게 첫 모듈을 추가하는 버튼이다.
- + 버튼 클릭 → "Google Forms" 검색 → 선택
나오는 액션 목록 중 "Watch Responses"를 고른다. 이게 "폼에 새 응답이 올라오면 작동을 시작하라"는 트리거다. - Google 계정 연결(Connection)
처음 한 번은 구글 계정 로그인 창이 뜨고, Make가 내 구글폼에 접근하도록 권한을 허용해야 한다. - Form ID 선택
방금 만든 주문서 폼을 목록에서 골라 연결한다. - 두 번째 모듈 추가
첫 모듈 옆에 있는 + 버튼(Add another module)을 눌러 "Gmail"을 검색하고 "Send an Email"을 선택한다. - 받는 사람·제목·본문 입력(필드 매핑)
TO 칸에는 폼의 "이메일" 항목 값을 끌어와 연결한다. 제목과 본문에도 마찬가지로 이름·주문 항목·수량 같은 값을 끌어와 끼워 넣으면, 응답이 들어올 때마다 그 사람 맞춤 내용으로 메일이 채워진다. - 저장 후 활성화
화면 하단의 스위치를 켜면 시나리오가 실시간으로 작동한다.
5번 단계에서 "값을 끌어와 연결한다"는 게 처음엔 낯설 수 있는데, 입력 칸을 클릭하면 이전 모듈(구글폼)에서 들어온 항목들이 목록으로 떠서, 그중 원하는 항목을 클릭만 하면 자동으로 끼워진다. 직접 타이핑할 필요는 없다.
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실제로 만든 시나리오 화면. 구글폼 → 구글 시트 → 메일 발송이 화살표로 이어진다
Q. 메일 대신 문자나 카카오 알림톡으로 보낼 수도 있나?
A. 가능하다. Gmail 모듈 대신 문자 발송 서비스(예: 솔라피 같은 업체) 모듈을 연결하면 같은 구조로 문자나 알림톡 발송으로 바꿀 수 있다. 다만 문자·알림톡 서비스는 보통 별도 가입과 발신번호 등록이 필요하다.
Q. 주문서를 PDF로도 만들어 첨부할 수 있나?
A. 구글 시트나 구글 문서에 미리 양식을 만들어두고, Make에서 그 문서를 PDF로 변환하는 모듈을 중간에 추가하면 첨부까지 자동화할 수 있다. 다만 이 단계는 모듈이 하나 더 늘어나는 만큼 구조가 복잡해지니, 메일 발송이 익숙해진 다음에 시도하는 게 헷갈리지 않는다.
테스트 응답으로 확인하기
시나리오를 켜기 전에 꼭 거쳐야 하는 단계가 테스트다. 직접 폼을 열어 임시 정보로 응답을 한 번 제출해보고, 연결해둔 메일이 실제로 잘 도착하는지, 이름과 주문 항목이 빈칸이나 오류 없이 채워졌는지 확인한다. 이 과정에서 메일 내용에 변수가 그대로 글자로 남아 있거나, 받는 사람 칸이 비어 있다면 5번 단계의 필드 매핑이 잘못 연결된 경우가 많다.
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테스트 응답을 보내면 이렇게 시트에 한 줄씩 쌓인다. 발송 상태 열은 다음 단계(중복 발송 방지)에서 쓴다
잘못된 메일이 나가지 않게, 안전장치 추가하기
여기까지만 만들어도 주문이 들어오는 즉시 메일이 자동으로 나가긴 한다. 다만 이 상태로 그냥 두면 두 가지 위험이 있다. 잘못 입력된 주문 정보가 검토 없이 그대로 발송될 수 있고, Make 시나리오가 같은 응답을 두 번 감지해서 같은 고객에게 메일이 중복으로 나가는 경우도 생길 수 있다.
이걸 막으려면 구글 시트에 "발송 상태"라는 열을 하나 추가하고, Make 시나리오 중간에 라우터(Router)를 끼워 넣는 방법이 있다. 라우터는 조건에 따라 흐름을 갈라주는 도구인데, "발송 상태가 비어있을 때만 메일을 보내라"는 조건을 걸어두면, 한 번 발송된 주문은 다시 발송되지 않는다. 메일이 정상적으로 나간 뒤에는 Update a Row 모듈을 추가해서, 그 행의 발송 상태 칸에 "발송완료"라고 자동으로 기록되게 한다. 이렇게 하면 같은 행이 다시 감지되더라도 라우터가 걸러내서 중복 발송을 막아준다.
주문량이 적을 때는 이 단계 없이도 큰 문제가 안 생기지만, 주문이 늘어날수록 이 안전장치 하나가 실수를 막아주는 역할을 한다. 처음부터 다 만들기보다, 기본 구조(폼-시트-메일)를 먼저 돌려보고 익숙해진 다음에 라우터를 추가하는 순서가 헷갈리지 않는다.
- 이메일 항목을 "이메일" 형식으로 지정해서, 잘못된 주소가 폼 단계에서 걸러지는가.
- 테스트 응답을 한 번 보내서 실제 메일이 도착하는지, 항목이 빈칸 없이 채워지는지 확인했는가.
- 주문량이 늘어날 경우를 대비해, 발송 상태 열과 라우터로 중복 발송을 막을 계획이 있는가.
- 무료 요금제 오퍼레이션 한도(월 1,000회)를 넘기지 않을 만큼 주문량과 모듈 수를 가늠해뒀는가.
이런 점이 궁금해요!
Q. 오프라인 가게에서도 이 방식을 쓸 수 있나?
매장에 QR코드로 폼 주소를 걸어두고, 예약 주문이나 픽업 주문을 폼으로 받으면 똑같이 적용된다. 전화로 받은 주문도 직원이 폼에 대신 입력하는 방식으로 자동화 구조에 태울 수 있다.
Q. 라우터는 한 번에 두 곳 이상으로 흐름을 나눌 수도 있나?
가능하다. 라우터 하나에 여러 갈래를 만들어서, 발송 상태에 따라 메일을 보내거나, 관리자에게 별도 알림을 보내거나, 시트에 기록만 남기는 식으로 동시에 여러 작업을 나눠 처리할 수 있다.
Q. Make 대신 다른 무료 도구는 없나?
Zapier도 비슷한 기능을 제공하지만 무료 요금제 한도가 더 좁은 편이다. 구글 앱스 스크립트로 직접 코드를 짜는 방법도 있는데, 이건 노코드가 아니라서 코드를 어느 정도 다룰 줄 알아야 한다.
Q. 시나리오가 갑자기 작동을 멈추면 어떻게 확인하나?
Make 화면의 "History" 메뉴에서 실행 기록을 볼 수 있다. 빨간색으로 표시된 항목을 클릭하면 어느 모듈에서 멈췄는지, 어떤 오류 메시지가 났는지 확인할 수 있다.
찾아보니 동네 공동구매처는 카톡 오픈채팅방에 손님이 자유롭게 "핫도그1 도넛2"처럼 채팅으로 주문을 남기면, AI가 그 문장을 읽고 자동으로 정리해주는 방식을 쓰고 있었다. 폼처럼 정해진 칸에 입력하는 게 아니라 자유롭게 쓴 글을 AI가 알아서 분류하는 거라 한 단계 더 발전된 방식인데, 이건 따로 다뤄볼 만한 주제라 다음 기회에 자세히 풀어보려 한다.
AI한테 정확한 지시를 내리는 법을 다룬 이야기는 Blogger 파비콘 만들기, AI로 로고 수정하다 가방 목업까지 하게 될 줄이야에도 있다. 자동화든 디자인이든, 항목을 정확히 맞추는 게 결과를 가른다는 공통점이 있다.
이 글은 2026년 6월 기준으로 작성되었습니다. 구글폼·Make의 화면 구성과 요금제는 이후 바뀔 수 있습니다.
글쓴이: 네모버니 · AI로 일을 찾아가는 기록자
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